O processo de pré-embarque é uma das fases mais importantes no transporte de cargas. Para que ele aconteça da forma mais assertiva possível, precisa ser realizado um amplo planejamento.

Esse planejamento deve considerar desde a condução logística, preparação da documentação, inspeção do carregamento e claro, o devido cumprimento de prazos (famosos deadlines de carga).

Basicamente, é no pré-embarque onde acontece a maior parte dos procedimentos para a exportação de cargas, ou seja, é fundamental que sua execução seja feita com êxito, do contrário, em casos mais graves, pode custar o cancelamento do embarque.

Quer saber mais como funciona o pré-embarque de cargas? Separamos as 9 dúvidas mais comuns sobre esse processo. Continue a leitura para conferir!

1. O que é o pré-embarque de cargas?

Como o próprio nome sugere, pré-embarque é a etapa que vem antes da exportação. Sendo assim, ao realizar as atividades de acordo com as normas e legislação vigente, este processo ajuda a prevenir gastos desnecessários e retrabalho para a empresa.

Deste modo, organizações que se aventuram no comércio exterior, precisam ficar atentas a todas as conformidades da realização de um pré-embarque bem feito.

Para visualizar melhor do que se trata essa etapa no processo de exportação, considere o seguinte exemplo no segmento de transporte marítimo: o pré-embarque é responsável por ditar como irá ocorrer toda a exportação. 

É nele que é feita a retirada do equipamento vazio, preparação de toda a documentação comercial e de frete. Ainda, é onde acontece o desembaraço aduaneiro e são resolvidas todas as questões de recebimento da carga ao seu destino.

2. Quem é o responsável por fazer o pré-embarque?

Negócios que precisam realizar tais processos, costumam ter parcerias com operadores logísticos. Nesse caso, vale considerar profissionais com experiência e expertise na área.

Já dentro da empresa, quem acompanha os processos de transporte junto ao agente de cargas, geralmente é uma pessoa no cargo de analista de exportação ou gerente de logística. 

Ele será responsável por gerenciar as tarefas, delegar obrigações e cobrar os resultados de todos os prestadores de serviços que estejam envolvidos – seja interna ou externamente.

3. O que significa Deadline de cargas?

Toda esta etapa do embarque é realizada com prazos, ou seja, deadlines. Logo, o operador logístico e seus parceiros devem contar com datas para cumprir sua programação e seus manifestos presentes no regulamento aduaneiro.

Para você que tem dúvidas sobre o que é deadline, trata-se do prazo em que o pré-embarque precisa ocorrer, o tempo máximo que tal operação pode levar – as datas e horários a serem cumpridos. Termo comumente usado no ramo logístico, e de suma importância para a desenvoltura do transporte.

4. Pré-embarque e logística é a mesma coisa?

Em termos simples, pode-se dizer que sim. No entanto, o mais correto é entender o pré-embarque como uma fase do processo de logística. Uma das mais fundamentais, como já enfatizado anteriormente, mas não a única. 

Contudo, se existirem erros no momento de pré-embarque, eles podem custar caríssimo quando detectados com a carga já em trânsito e assim prejudicar todo o decorrer do processo logístico. Por isso, é muito importante realizar esta etapa com o máximo de eficiência.

5. O que é ovação do contêiner?

Ter sob controle as questões de data e local de ovação do contêiner também são fundamentais para toda a desenvoltura do embarque. 

Mas o que é a ovação do contêiner? De forma simplificada, é o procedimento de acomodar a mercadoria dentro do contêiner para o transporte até o destino, com medidas de segurança e otimização de espaço.

A ovação do contêiner deve ser feita de forma totalmente adequada e bem organizada, por meio de máquinas e equipamentos específicos, de modo a reduzir a chance de a carga ser depreciada.

6. Por que é tão importante realizar um pré-embarque com eficácia?

Vale ressaltar que o pré-embarque é uma das etapas mais importantes do processo logístico. Logo, ao fazer corretamente essa fase do processo, tem-se a garantia de um transporte tranquilo da mercadoria, com taxas de risco baixas.

Assim, a empresa consegue evitar transtornos e gastos excessivos com a possível correção de falhas ou mesmo pagamento de multas.

7. Quais os documentos necessários para o pré-embarque?

Para fazer o pré-embarque de exportação, são necessários alguns documentos específicos. Tais documentos são precisos para garantir tanto a circulação de mercadorias no país de origem, quanto para o embarque ao exterior. Confira abaixo:

• Romaneio de embarque: que em termos simples, é o documento que faz a discriminação das mercadorias embarcadas;
• Nota fiscal;
• Registro de exportação;
• Certificados adicionais;
• Conhecimento de embarque.

8. Documentação errada, e agora?

Saiba que quando ocorre a emissão errada dos documentos, isso é um problema nada agradável.

A documentação correta no pré-embarque é muito importante. Uma vez que documentos errados podem ser motivo para uma série de prejuízos.

Dentre algumas consequências da documentação errada, estão atrasos na entrega de mercadorias e penalizações legais, como multas e outros problemas no despacho aduaneiro. 

O ideal é que você ou o operador logístico faça checagens minuciosas para garantir que a documentação esteja em ordem antes de encaminhar a mercadoria para o embarque.

9. Qual a responsabilidade do gestor de comércio exterior no pré-embarque?

Analista de exportação ou gestor de comércio exterior, estes são os cargos mais comuns considerados para estarem à frente do controle de embarque de mercadorias. 

Ou seja, este responsável precisa saber todos os detalhes da etapa de pré-embarque, mas também ter a liderança necessária para delegar as respectivas tarefas aos envolvidos no processo.

Ter um follow-up regular junto ao agente de cargas é essencial para ter maior controle sobre as etapas e assim tomar decisões ágeis caso aconteçam imprevistos.

E então?

Neste conteúdo apresentamos 9 dúvidas comuns que profissionais de Comex têm em relação ao pré-embarque. 

Uma parceria eficaz e de qualidade na logística é primordial para que não só a operação de pré-embarque, mas as demais sejam realizadas de acordo com as normas e regulações do Comércio Exterior sem prejudicar o transporte da sua mercadoria!

Nesse sentido, caso você precise de ajuda para efetuar a logística da sua carga com segurança, eficiência e qualidade em todas as fases, clique abaixo, entre em contato conosco e solicite uma cotação de frete!